Zapewnienie prawidłowego obiegu dokumentów w firmie pozwala na sprawne jej zarządzanie. Im więcej działów, pracowników tym trudniej zachować ład w dokumentach. Trzeba na bieżąco wystawiać faktury, płacić zobowiązania, przyjmować zamówienia, jest to na tyle ważne, iż opracowano system elektronicznego obiegu dokumentów.
System elektronicznego obiegu dokumentów
Jest to system informatyczny, który ma pomóc zarządzić obiegiem zadań i dokumentów za pomocą mechanizmu typu workflow, czyli przepływu pracy. Jest to spowodowane tym, by procesy biznesowe miały przygotowaną wcześniej ścieżkę przekazu. Dzięki niej wszelkie informacje, dokumenty, czy zadania nie giną, a są przekazywane od jednego pracownika do kolejnego. W końcowym etapie można stwierdzić, iż dzięki zachowaniu odpowiednich procedur zarządczych firma działa sprawnie, a klienci i kontrahenci są usatysfakcjonowani. Zatem dochodzi do pewnej automatyzacji procesów biznesowych, każdy wie czym się zajmuje, i komu ma przekazać daną informację, czy dokument. Workflow to po prostu sposób przepływ informacji pomiędzy pracownikami wykonującymi określone z góry czynności.
Korzyści z inwestycji wprowadzenia w firmie systemu elektronicznego obiegu dokumentów
Na rynku wyspecjalizowały się już firmy, które zajmują się wdrażaniem takiego systemu obiegu dokumentów. Niektóre posiadają nawet kilkuletnie doświadczenie, zatem można zaufać ich kompetencjom. Wprowadzenie elektronicznego systemu obiegu dokumentów to z pewnością inwestycja w firmie na lata , może to być nawet rewolucja dla pracowników. Można podkreślić 4 korzyści z wprowadzenia takiego systemu: oszczędność czasu, obniżenie kosztów, wzrost wydajności oraz bezpieczeństwa przepływu informacji. Każdy pracownika wie dokładnie co ma robić, obniża to ilość błędów, i zwiększa wydajność pracy. Dzięki sprawnemu elektronicznemu obiegowi dokumentów obniżą się koszty archiwizacji, niepotrzebnej administracji i przetwarzania dokumentów. Dzięki sprawnej wymianie i przekazywaniu dokumentów nie trafią one w niepowołane ręce, co zwiększa bezpieczeństwo.
Proces wdrożenia systemu elektronicznego obiegu dokumentów
Zawsze jest dopasowany do potrzeb i możliwości danego klienta. Są dwie metody, pierwsza jest poprzedzona dokładną analizą wszystkich procesów w firmie. Dzięki temu klient zna koszt wdrożenia, ale ogranicza to wprowadzenie zmian bez dodatkowych kosztów. Druga metoda jest bardziej elastyczna, gdyż małymi krokami wprowadza się oprogramowanie. To jednak sprawia, iż trudno oszacować ostateczne koszty wprowadzenia systemu.