Audyt to nie tylko sprawdzanie, czy wszystko działa prawidłowo. To także doskonałe narzędzie do identyfikacji potencjalnych problemów i wskazywania działań, które należy podjąć, aby poprawić jakość prowadzonej ewidencji. W tym artykule przedstawimy kilka propozycji działań wynikających z wyników audytu, które pomogą wprowadzić lepsze procedury i kontrole, a tym samym znacznie poprawić jakość pracy biura.
Audyty ewidencji środków trwałych: czy wiesz, po co się je robi?
Każda firma, która chce działać sprawnie i bez zakłóceń, musi zadbać o rzetelną ewidencję swoich aktywów. Część z nich to środki trwałe, które są równie istotne, co niezbędne do codziennych działań narzędzia czy materiały. Jednak samo posiadanie i użytkowanie tych obiektów to za mało: powinny one regularnie być poddawane audytom, które pozwolą na zweryfikowanie ich stanu i zgodności z dokumentacją.
Audyt ewidencji środków trwałych to proces, który ma na celu sprawdzenie, czy wszystkie przedsiębiorstwem posiadane obiekty są odpowiednio zabezpieczone, użytkowane i utrzymywane w dobrej kondycji. Właśnie dzięki niemu firma może mieć pewność, że nie dochodzi do kradzieży czy innych nieprawidłowości związanych z tymi aktywami, a także że są one używane zgodnie z przeznaczeniem i nie stwarzają zagrożenia dla pracowników czy otoczenia.
5 pomysłów na poprawę ewidencji środków trwałych
Audyt to nie tylko narzędzie do wskazania błędów, ale także szansa na poprawę działania przedsiębiorstwa. W przypadku ewidencji środków trwałych, audyt może wykazać braki w procedurach i kontrolach, które wpływają na jakość prowadzonej ewidencji. Aby usprawnić tę czynność, można zastosować kilka prostych rozwiązań.
1. Wdrożenie systemu QR code – umieszczając etykietę z kodem QR na każdym środku trwałym, można szybko i sprawnie zarejestrować każdą zmianę, jaką będzie on przechodził.
2. Szkolenia dla personelu – prawidłowe wypełnianie dokumentacji jest kluczowe dla prowadzenia dokładnej ewidencji. Dlatego warto zdecydować się na szkolenia, aby personel znał dokładnie zasady sprawozdawczości.
3. Automatyzacja procesów – wykorzystanie odpowiedniego oprogramowania może ułatwić i usprawnić proces ewidencji środków trwałych.
4. Wzmocnienie kontroli – systematyczne śledzenie stanu ewidencji, audyty wewnętrzne czy wprowadzenie procedur, zwłaszcza przy przekazywaniu środków z jednego działu do drugiego, mogą zapobiec błędom i pomyłkom.
5. Regularna aktualizacja ewidencji – sprawdzanie i aktualizowanie dokumentacji na bieżąco minimizuje ryzyko pomyłek i ułatwia weryfikację stanu środków trwałych.
Poprawa jakości ewidencji środków trwałych to nie tylko zwiększenie precyzji i dokładności wpisów. Jest to także nieodzowne, by zachować ich wartość w czasie i ułatwić zarządzanie i kontrolę ich stanu.
